Pernahkah Anda mengalami kebingungan untuk memulai pekerjaan dari yang mana ketika banyak daftar pekerjaan atau tugas yang perlu dilakukan dalam satu hari? Selain mengajar dan mendidik peserta didik, guru juga berpotensi mengalami kebingungan untuk mengerjakan pekerjaan yang lainnya seperti menyelesaikan tugas administrasi, menghadiri rapat, dan lain sebagainya.

Maka penting bagi tenaga pendidik untuk memahami strategi manajemen pekerjaan yang sudah menumpuk dengan efektif dan efisien. Strategi untuk memanajemen penyelesaian tugas atau pekerjaan ini pun sudah banyak diterapkan di lingkungan profesional. Strategi manajemen pekerjaan ini adalah membuat skala prioritas.

Apa itu skala prioritas? Bagaimana cara menggunakannya?

Dalam artikel ini, kami akan membahas pengertian, manfaat, serta cara menggunakan skala prioritas. Jadi, simaklah artikel ini hingga akhir.

Mengapa Harus Membuat Skala Prioritas Pekerjaan?

Skala prioritas merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengelompokkan tugas pekerjaan berdasarkan tingkat kepentingannya. Dengan menggunakan metode ini, memungkinkan Anda mengetahui apa saja yang harus dikerjakan terlebih dahulu, dan apa yang bisa ditangani selanjutnya.

Dengan menggunakan skala prioritas pekerjaan, Anda jadi tahu mana tujuan yang penting dan mana tujuan yang bisa ditinggalkan untuk sementara waktu. Karena tidak semua tugas dapat kita kerjakan semua sekaligus.

Jika kita tidak tahu tugas pekerjaan yang harus didahulukan, maka dapat menyebabkan kita tertekan. Karena kita tidah tahu mana tugas yang penting yang harus segera dikerjakan. Hal ini akan menyebabkan Anda kewalahan dan justru membuat pekerjaan menjadi runyam berantakan.

Manfaat Membuat Skala Prioritas

Berikut ini manfaat jika Anda mampu menggunakan skala prioritas dalam mengerjakan setumpuk tugas pekerjaan dalam hidup Anda:

1. Meningkatkan efisiensi pekerjaan

Ketika memiliki skala prioritas, Anda sudah tahu tugas mana yang harus diselesaikan pertama kali atau sesegera mungkin dan seterusnya, sehingga pekerjaan pun akan lebih cepat selesai.

Jika Anda lebih terorganisir dalam menyelesaikan tugas, maka produktivitas Anda pun akan meningkat karena Anda sudah mengetahui dan lebih mudah beralih ke tugas berikutnya.

Baca juga:
Ketahui Manfaat Skala Prioritas bagi Tenaga Pendidik! Manfaat ke-2 Sering Dipandang Sebelah Mata!

2. Mengurangi kecemasan dan stres

Saat memiliki banyak tugas, tetapi tidak mengerti harus mengerjakan dari yang mana, maka Anda pasti mengalami kebingungan. Anda menjadi tidak bisa menyelesaikan tugas atau bisa mengerjakan tugas namun tidak sampai selesai, karena Anda menganggap semua tugas terlihat sama pentingnya dan sama-sama harus diselesaikan. Jika terus dibiarkan, hal ini justru akan memicu kecemasan dan stres.

Dengan memiliki skala prioritas, Anda dapat menyusun jadwal penyelesaian tugas dengan rinci secara satu per satu. Sehingga beban stres dan rasa cemas pun dapat dihindari.

3. Mengidentifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang

Saat Anda menggunakan skala prioritas, Anda dapat melihat tujuan yang ingin dicapai dalam waktu dekat atau tujuan jangka pendek serta, tujuan yang ingin dipenuhi dalam waktu yang cukup lama atau tujuan jangka panjang.

4. Meningkatkan fokus dan konsentrasi

Membuat skala prioritas pun dapat meningkatkan fokus dan konsentrasi dalam penyelesaian tugas Anda. Karena Anda juga dapat mengidentifikasi dan mengeliminasi distraksi atau gangguan yang dapat mengurangi penyelesaian tugas.

Sehingga Anda tidak mudah terganggu oleh hal-hal disekitar yang tidak termasuk prioritas tugas Anda. Akhirnya, tingkat fokus dan konsentrasi meningkat terhadap hal-hal yang sudah diprioritaskan.

5. Meningkatkan kualitas hidup secara keseluruhan

Manfaat lain dari membuat skala prioritas adalah meningkatkan kualitas hidup. Karena Anda jadi mengetahui bahwa Anda tidak perlu melakukan segala hal untuk mencapai suatu tujuan.

Dengan mengerjakan hal-hal tertentu yang memang penting dan memberi dampak signifikan, kualitas hidup Anda akan meningkat. Karena Anda menyelesaikan tugas pekerjaan secara efektif dan efisien.

Matriks Eisenhower, Skala Prioritas yang Mengelompokkan Tugas Berdasarkan Penting dan Mendesak

Matriks Eisenhower adalah kerangka tentang produktivitas, prioritas, dan manajamen waktu yang dirancang untuk membantu dalam membuat skala prioritas tugas atau agenda dengan membuat kategori berdasarkan urgensi dan kepentingan tugas yang akan dikerjakan.

Terdapat 4 kuadran atau kelompok prioritas penyelesaian tugas dalam matriks ini, yaitu:

1. Kuadran 1: Mendesak dan penting = KERJAKAN

Dalam kuadran pertama ini, mengandung tugas pekerjaan yang tergolong mendesak, penting, dan harus segera diselesaikan. Biasanya tugas yang juga mengandung tenggat waktu (deadline) yang jelas dan terdapat menjelaskan konseskuensi apabila tidak dikerjakan.

Tugas-tugas yang pertama kali muncul di benak Anda dan sering membuat Anda tertekan dapat dimasukkan ke dalam kuadran ini

2. Kuadran 2: Bukan mendesak tapi penting = Jadwalkan

Kuadran kedua adalah kategori yang akan menempatkan tugas-tugas yang tidak mendesak namun tetap penting. Tugas-tugas ini mencakup tugas yang belum memiliki atau ditentukan tenggat waktu dalam pengerjaannya dapat dikesampingkan sementara waktu.

Jika Anda sudah menyelesaikan semua tugas di kuadran 1, maka Anda bisa beralih ke tugas yang berada di dalam kuadran 2 ini.

Baca juga:
5 Manfaat Mind Mapping untuk Meningkatkan Pemahaman Siswa: Solusi Efektif dalam Pembelajaran

3. Kuadran 3: Mendesak namun bukan hal yang penting = Delegasikan

Anda memiliki tugas-tugas yang penting namun mungkin tidak memerlukan keahlian khusus untuk menyelesaikannya? Maka Anda bisa menempatkan tugas-tugas tersebut ke dalam kuadran 3.

Anda dapat mendelegasikan atau menyerahkan penyelesaian tugas kepada rekan Anda yang lain. Mendelegasikan tugas adalah salah satu cara yang efisien untuk mengelola beban kerja serta memberikan tim kesempatan untuk mengembangkan kemampuan mereka.

Dengan kata lain, tugas-tugas yang berada dalam kuadran 3, biasanya tugas yang telah ditentukan atau terpengaruh oleh orang lain.

4. Kuadran 4: Tidak mendesak dan tidak penting = Hapus

Setelah menyelesaikan daftar tugas dan menambahkan tugas ke tiga kuadran sebelumnya, maka Anda akan melihat ada beberapa tugas yang tersisa. Tugas yang tersisa ini adalah tugas yang tidak mendesak atau penting.

Bisa dikatakan tugas yang termasuk ke dalam kuadran 4 ini, adalah gangguan yang tidak penting serta tidak mendesak dan hanya menghalangi Anda mencapai tujuan yang sudah Anda inginkan.

Contoh dari tugas atau kegiatan yang termasuk ke dalam kuadran 4 seperti terus-menerus melihat media sosial dan menonton televisi selama berjam-jam.

Meskipun begitu, hal ini tidak menandakan bahwa Anda tidak boleh memiliki waktu untuk bersantai. Hanya saja Anda bisa memilah tugas pekerjaan atau kegiatan dengan seimbang, sehingga tidak menghambat Anda dalam mengerjakan prioritas pekerjaan Anda.

Dalam kehidupan sehari-hari, terkadang kita dituntut untuk mengerjakan beberapa tugas pekerjaan atau kegiatan yang harus dikerjakan. Dari setumpuk daftar tugas yang diberikan kepada kita, dapat menyebabkan kita kebingungan harus mengerjakan tugas mana yang harus didahulukan. Jika kita memahami pembagian skala prioritas tugas pekerjaan, maka kita bisa memanajemen alur pengerjaan tugas-tugas tersebut. Bahkan tidak jarang, dalam mengorganisir tugass-tugas itu, kita menemukan tugas yang sebenarnya dapat mengganggu fokus dan konsentrasi kita dalam menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam mengorganisir dan mengelola tugas pekerjaan Anda serta meningkatkan kualitas hidup Anda.

Daftar pilihan kursus online Guruinovatif.id

Referensi:
10 Contoh Skala Prioritas & Cara Membuatnya
Matriks Eisenhower: Cara memprioritaskan daftar tugas
Matrix Eisenhower, Kenali Kunci Produktif dengan Prioritas

Penulis: Eka | Penyunting: Putra